Nu ook digitaal ondertekenen bij Digital Funeral Professionals

FuneralView laat nabestaanden digitaal tekenen voor uitvaarten

Ondertekenfunctionaliteit Evidos geïntegreerd in uitvaartplatform

Bij een uitvaart komt veel papierwerk kijken. Nabestaanden moeten bijvoorbeeld opdrachtbevestigingen, begrotingen of polisdocumenten ondertekenen. Via uitvaartplatform FuneralView kan dit voortaan ook digitaal.

FuneralView is een cloudgebaseerd platform ontwikkeld door Arch-IT met oplossingen voor de uitvaartbranche. De oplossing bevat onder meer complete uitvaartdossierregistratie van begroting tot facturatie. Denk echter ook aan polisadministratie inclusief documentbeheer.

Dossier opbouwen

Met het platform bouwen uitvaartondernemers een volledig dossier op rondom een overledene. “In korte tijd – grofweg een week – moet er heel veel gebeuren rondom het overlijden van een persoon. Zo moet een overledene worden verzorgd en vervoerd voor bijvoorbeeld opbaring. Of worden gerepatrieerd naar een ander land”, zegt Charles Rommelaar, eigenaar van Arch-IT. “Rondom dit traject zijn er allerlei contactmomenten met nabestaanden.”

Uitvaartorganisaties creëren voor iedere overledene een dossier. In dit dossier staat onder meer om wie het gaat en wie de belangrijkste contactpersoon is. “FuneralView helpt bij het opstellen van dit dossier door het opvragen van de juiste informatie via invulformulieren. Met behulp van dit dossier kunnen uitvaartondernemers vervolgens allerlei gerelateerde documenten uitdraaien.”

Dynamische documentkoppeling

Een belangrijk voordeel van het platform is dat alle beschikbare informatie automatisch wordt ingevuld op de juiste plek. “Vroeger moest je op alle benodigde documenten telkens weer dezelfde naam en gegevens invoeren. Dankzij een dynamische documentkoppeling met het achterliggende systeem is dit niet meer nodig; terugkerende gegevens worden door het platform zelf ingevuld. Dat scheelt veel tijd”, zegt Rommelaar.

Gebruikers definiëren zelf de templates die zij gebruiken voor het opstellen van hun dossier. Documenten die op basis van dit dossier worden opgesteld, kunnen in eigen huisstijl worden vormgegeven. Deze documenten kunnen direct worden geprint en worden opgeslagen in een CRM-systeem.

Rechtsgeldige handtekening

Een deel van deze documenten moet worden ondertekend. Denk hierbij aan de opdrachtbevestiging vanuit de nabestaanden of aan de begroting voor een uitvaart. Met het oog op rechtsgeldigheid is het ondertekenen van deze documenten met een rechtsgeldige handtekening noodzakelijk. “Dankzij de integratie van de ondertekenfunctionaliteit van Evidos is dit nu ook digitaal mogelijk”, aldus Rommelaar.

Nabestaanden krijgen voortaan bij hun digitale dossier in FuneralView niet alleen een optie voor het printen van het document aangeboden, maar ook een optie voor het digitaal ondertekenen hiervan. Indien klanten voor deze laatste optie kiezen, voegt Evidos automatisch het ondertekende document inclusief het transactieverslag toe aan het CRM-systeem van de uitvaartondernemer.

Veel grote uitvaartorganisaties beschikken daarnaast over een ledenbestand. Klanten zijn vaak voor een vast bedrag per maand lid van deze organisatie en krijgen vervolgens bij hun overlijden een korting op de kosten van hun uitvaart. In veel gevallen is hier ook een uitvaartpolis aan gekoppeld, waarvan het bijbehorende polisdocument ondertekend moet worden. Ook dit kan via de nieuwe ondertekenfunctionaliteit in FuneralView.

Vraag vanuit de markt

Aanleiding voor de integratie van Evidos was vraag vanuit de markt. “Een van onze klanten richt zich bijvoorbeeld volledig op de verkoop van uitvaartpolissen. Hun medewerkers zijn vaak ’s avonds op bezoek bij klanten. Zij willen de klant gelijk vanaf de bank kunnen laten tekenen, zodat het proces direct kan worden afgerond en de klant hiernaar geen omkijken meer heeft.”

De mogelijkheden van Evidos sloten goed aan bij de behoeften van Arch-IT. Rommelaar: “Het was direct duidelijk dat Evidos open staat voor koppelingen en een partij is waarmee je goed kunt samenwerken. Eigenlijk hebben we maar weinig contact gehad, wat een goed teken is. Evidos koppelt met veel meer partijen en beschikt dan ook over goede documentatie. Dit vereenvoudigde de realisatie van de koppeling.”

Integratie via API

Paul Loth, productmanager bij Evidos, licht de digitale ondertekenfunctionaliteit toe. “Wij leveren een cloudapplicatie voor digitaal ondertekenen, die klanten met behulp van een API eenvoudig en snel kunnen integreren in hun workflow. Deze oplossing is door Arch-IT gekoppeld aan hun cloudplatform voor de uitvaartbranche FuneralView”, zegt Loth. “Klanten kunnen deze oplossing in belangrijke mate configureren. Zo bepalen zij zelf wat er na het ondertekenen met het document gebeurt. Dat kan bijvoorbeeld automatisch worden opgeslagen in een CRM-systeem, zoals het geval is bij Arch-IT.”

De ondertekenfunctionaliteit is als standaardfunctionaliteit toegevoegd aan FuneralView. Rommelaar: “De functionaliteit is inmiddels getest door een select aantal klanten en wordt door hen met enthousiasme ontvangen. De komende tijd gaan we meer klanten op de functionaliteit wijzen.”

Plan het digitale afscheid

Digital Funeral Professionals is één van de klanten die de ondertekenfunctionaliteit gebruikt. Deze Digital Afterlife organisatie richt zich specifiek op de digitale nalatenschap. “Bij een overlijden is er vaak niet alleen een lichaam dat op een waardige manier uitgevaren moet worden, maar ook een digitale identiteit. We zien de vraag naar een digitaal afscheid het afgelopen jaar dan ook hard stijgen. Digital Funeral Professionals is een collectief van dierbare data experts dat dit digitale afscheid kan verzorgen”, vertelt oprichter Andja Bratić.

“Met de producten en diensten die wij leveren, kunnen klanten tijdig en waardig het digitale  afscheid van zichzelf of  een dierbare plannen. Denk hierbij aan data extractie of vernietiging vanaf smartphones,tablets of laptops maar ook recycling van deze hardware.  Ons technische lab helpt nabestaanden om toegang te verkrijgen tot beveiligde accounts van een dierbare waarvan het wachtwoord ontbreekt”, zegt Bratić.

Volledig digitaal

Digitaal kunnen ondertekenen is voor Digital Funeral Professionals van groot belang. “Klanten komen bij ons voor het digitale afscheid. Het contact verloopt hierbij vaak volledig digitaal; klanten vinden ons via Google en social media zoals LinkedIn maar ook Instagram en TikTok. Het is daarom logisch dat men ook het bijkomende papierwerk digitaal kan ondertekenen.”

De ondertekenfunctionaliteit is nog maar kort in gebruik en wordt de komende tijd verder uitgerold. “Zo beschikken wij over een helpdesk in Amsterdam, waar klanten die geen gebruik maken van onze ophaalservice gegevensdragers zoals laptops en smartphones kunnen afleveren. Men kan hier dan gelijk ondertekenen, wat nu nog op papier gebeurt. De komende tijd willen we de digitaal ondertekenfunctionaliteit ook aanbieden op de helpdesk.”

Betrouwbaar ontzorgen

De functionaliteit is goed ontvangen door klanten van Digital Funeral Professionals. “De eerste klanten hebben inmiddels digitaal getekend. De reacties zijn erg positief”, aldus Bratić. Ook merkt zij dat digitaal ondertekenen het totale proces versnelt. “Van verschillende klanten ontving ik achteraf een appje. We kunnen hierdoor direct verder en de klant sneller bedienen.” Naast klanten zijn ook medewerkers positief. “Ons jonge en wendbare team wil de digitale ondertekenfunctionaliteit graag op grotere schaal inzetten.”